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SURCROIT : Assistant administratif chargé d'accueil

SURCROIT : Assistant administratif chargé d'accueil

Catégorie statutaire : Catégorie C

Date de publication : 03/11/2021

Type de poste :

BAC PRO secrétariat obtenu

  • Maîtriser les outils bureautiques (open office, tableur ; logiciels métier)
  • Maîtriser la langue française et l’orthographe
  • Capacités relationnelles et rédactionnelles (mise en page et rédaction d'écrits administratifs)
  • Appétence pour les chiffres et les tableurs
  • Prendre des messages, filtrer les communications, Identifier le bon interlocuteur et les mettre relation, S'exprimer clairement et reformuler les demandes
  • Organisation, rigueur, autonomie, sens de l'initiative, disponibilité
  • Réactivité, adaptabilité, polyvalence, assiduité, ponctualité, sens du travail en équipe
  • L'agent recruté devra faire preuve de discrétion et sera garant de la bonne image du service

Accueil physique et téléphonique

  • Accueil physique et téléphonique, orientation et renseignement des administrés
  • Tenue d’un standard téléphonique : Recevoir, filtrer, orienter les appels, Prise et transmission de messages, mise en relation avec le bon interlocuteur
  • Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
  • Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, de la structure

Gestion des inscriptions scolaires et aux accueils de loisirs

  • Prise de rendez-vous et accueil des familles (édition de l’agenda)
  • Constitution du dossier informatique des familles sur Ciril Enfance
  • Participation au contrôle et à la communication des effectifs scolaires à la Direction de la DEE
  • Affectation dans Ciril les enfants dans les classes communiquées par les directions d’écoles
  • Calcul du quotient familial
  • Renseignements divers aux familles
  • Suivi des tableaux de bords : enregistrement des pré-inscriptions aux activités périscolaires

Tâches administratives courantes

  • Mise sous plis diverses, archivage
  • Mise à jour des dossiers familles dans Ciril : coordonnées, facturation dématérialisée
  • Traitement des courriers NPAI : appel des familles pour faciliter l’acheminement de leur courrier
  • Réalisation de documents simples sous traitement de texte et tableur
  • Utilisation de la messagerie interne (intranet) et externe
  • Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
  • Présenter des documents d'information et de communication
  • Aide administrative ponctuelle les agents administratifs et comptable
  • Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage
  • Réception et traitement du courrier, de colis

Contraintes spécifiques et horaires du poste :

  • Tenue et attitude appropriées à la tenue d’un accueil
  • Représenter l’image de la collectivité
  • 35h par semaine entre 8h30 et 18h - Travail 1 samedi sur 2 ou 3
  • Congés à prendre en fonction des contraintes de l’ensemble du service afin d’assurer une permanence

Comment postuler ?

Vous pouvez adresser votre candidature :

  • en utilisant le formulaire en ligne
  • par voie postale

Afin de ne pas ralentir le traitement des demandes, il est inutile d'adresser votre demande à la fois par Internet et par courrier postal.

Adresser une candidature :

Les courriers sont à adresser à l’attention de :
Madame la maire de Bezons
Hôtel de Ville, 
6, avenue Gabriel-Péri
CS 30 122
95875 Bezons

Renseignements

Direction des ressources humaines
Hôtel de ville
6, avenue Gabriel-Péri
Tél. : 01 79 87 63 30